스마트 업무 시대에도 종이 출력물은 여전히 그 비중과 활용도가 높다. 다양한 개인정보보호 및 내부정보유출방지 솔루션과 함께 출력물 보안이 필요한 이유이다. 점차 확대되는 출력물 보안 시장에서도 기업이 원하는 기능을 효율적으로 제공하는 ‘실속’ 출력물 보안이 뜨고 있다.

<출력물 보안, 어떤 방식으로 진행할까?>

출력물 보안은 크게 프린터를 제조하는 제조사의 솔루션과 내부정보유출방지 솔루션을 개발하는 보안 전문기업의 솔루션으로 나뉜다. 전자는 하드웨어인 복합기나 프린터에서 본인인증절차를 거치는 등 프린터 자체에서도 보안이 가능하다는 장점이 있다. 후자는 소프트웨어 설치를 통해 진행되며, 출력되는 프로그램이나 특정 프린터 드라이버에서도 제약 없이 출력물 제어가 가능하다. 이 방식의 경우 프린터 기종에 상관없이 기존 프린터에 적용 가능해 비용을 절약할 수 있다. 각 기업은 출력물 보안 도입 전 기존 출력 기기의 기종, 프린터의 위치, 업무 특성 요소를 파악해 알맞은 방식으로 진행할 수 있다.

<중요 설계 도면, 디자인 출력물만 보안 OK>

D 설계 사무소는 업무특성 상 출력물 이용이 많은 업체다. 작업은 컴퓨터로 진행하지만, 실제 작업물 및 중간 검토는 꼭 출력을 통해 확인한다. 이 기업의 경우 모든 출력물을 제어하기보다는 중요한 설계도면만을 보안하는 방법을 택했다.

일반 부서는 워터마크를 삽입하고, 설계 부서는 사전 차단을 진행했던 기존의 방식은 업무 효율성이 매우 떨어졌다. 설계 부서에서 출력하고자 하는 일반 문서까지도 차단이 되었기 때문이다. 이러한 불편함을 해소하고자 일반 문서는 차단하지 않고, CAD파일과 같은 설계 도면의 출력만을 차단하는 방식의 출력물 보안을 진행했다. 설계 도면을 출력하고자 할 때는 반출-승인 프로세스를 거쳐 승인된 사용자만이 출력할 수 있도록 강력한 사전 보안 프로세스를 적용했다. 사전 차단이라는 강력한 출력물 보안을 설계 도면에만 적용 가능하여 효율적인 업무와 보안이라는 두 마리 토끼를 한 번에 잡을 수 있었다.

이 기업의 출력물 보안 솔루션을 구축한 컴트루테크놀로지 관계자는 “셜록홈즈 출력물 보안의 경우 출력차단, 워터마크 삽입, 로그기록을 MS오피스군, 아래아 한글 등 개별 문서 프로그램 별로 설정 가능해 기업이 원하는 프로그램에 대해서만 효율적으로 출력물을 보호할 수 있다”고 강조했다.

<개인정보가 있을 경우에만 출력물 보안 진행>

개인정보보호법에서는 전자적 문서뿐만 아니라 종이문서에 대해서도 안전성 확보 조치를 요구하고 있다. 모든 문서에 대한 출력물 제어가 아닌 개인정보가 들어있는 문서에 대해서만 보호하고자 하는 기업에게는 개인정보보호 기능이 있는 출력물 보안이 좋은 해결책이 될 수 있다.

개인정보 필터링 기술을 통해 문서에 개인정보가 있을 경우에만 차단을 하거나 출력자 정보 및 기업로고와 같은 워터마크를 삽입하여 책임 소재를 확실히 할 수 있다.

PC에 있는 전자적 문서와 종이 출력물을 동시에 보호하는 경우도 존재한다. 경상남도청과 인천광역시청은 PC 개인정보보호 솔루션인 ‘셜록홈즈 PC스캔’과 ‘셜록홈즈 출력물보안’ 기능을 종합적으로 활용하고 있다.

종이 출력물을 통한 내부정보유출 및 개인정보유출을 방지하고자 하는 기업이 증가하면서, 무조건적인 제어나 사후 로그관리 아닌 기관 및 기업에 맞는 효율적인 방식의 출력물 보안이 대세가 될 전망이다.