정부기관들이 세종시로 이전하면서 정부는 지방 출장으로 인한 비용과 시간을 줄이기 위해서 정부기관의 영상회의 사용을 적극 권장하고 있다. 지난 2015년 7월 국회사무처는 국회에 설치된 영상회의 시설 이용 실적을 각 부서의 업무 평가와 훈, 포장 심사, 우수 조사관 선발 등에 반영한다고 밝혀 영상회의 활성화 의지를 보였다.

이에 따라 정부 및 공공기관에서의 영상회의 활용이 잦아지고 있다. 행정자치부는 전 행정기관의 영상회의 이용 현황을 살펴봤을 때, 동기 대비 2014년 2만 6124회에서 2015년 4만 8699회(각 10월 기준)로 영상회의 활용률이 86% 증가했다고 밝혔다.

실제로 전국 17개 시도교육청과 한국교육학술정보원, 여의도 교육시설재난 공제회 등 유관기관은 최근 천재지변, 국방상 위기, 전염병 확산, 학생 안전사고, 각종 재난이나 재해 상황 등 국가 위기 상황에서 교육감들이 신속하게 의사결정을 내릴 수 있도록 폴리콤 영상 협업 솔루션을 대거 도입했다. 이번 사업을 주도한 서울시 교육청 측은 영상회의 시스템 도입으로 인해서 지방에 있는 기관들과 원격으로 협업을 할 수 있게 되어 출장 비용과 시간, 업무 공백을 줄이고 업무 효율성을 향상시킬 수 있을 것으로 기대하고 있다.

통합 커뮤니케이션의 글로벌 리더인 폴리콤 코리아(대표 피터 A. 리브 http://www.polycom.co.kr, http://www.facebook.com/polycom.korea)는 전 세계 공공기관에서 폴리콤 영상 협업 솔루션을 사용하여 직원들 간의 소통과 협업을 증진한 사례를 소개했다.

아르메니아(The Republic of Armenia) 정부, 폴리콤 비즈니스 미디어 전화기의 영상 기능으로 공무원들의 협업 증진
1991년 소비에트 연방이 붕괴된 이후, 아르메니아((The Republic of Armenia)는 빈곤 문제를 해결하고 인플레이션을 막기 위해서 물가 개혁을 하는 등 경제적으로 많은 변혁을 겪었다. 경제 발전을 위해서 아르메니아 정부가 최우선으로 생각한 것은 바로 정보통신 기술을 발전시키는 것이었다. 아르메니아 정부는 경제적 성장을 위해서는 최첨단 기술 도입이 필수적이라고 판단했다.

아르메니아의 수상인 티그란 사르키샨(Tigran Sargsyan)은 오래되어 자주 고장이 나고 관리 비용이 많이 드는 기존의 정부 기관 전화 시스템을 교체하기로 했다. 아르메니아 정부는 영상 기능과 제품의 품질, 비용, 효율성 및 확장성을 종합적으로 고려한 끝에 폴리콤 비즈니스 미디어 전화기를 도입했다. 폴리콤 비즈니스 미디어 전화기는 수상의 사무실이 있는 정부기관 건물을 비롯하여 그 외 부처 사무실과 정부 기관에 설치되었으며 이를 통해 아르메니아 정부에 통합 전화 솔루션이 구축되었다.

아르메니아 정부는 폴리콤 비즈니스 미디어 전화기를 도입함으로써 적은 투자로 많은 기능을 갖춘 고품질 전화 솔루션을 직원들에게 지원할 수 있게 되었다. VVX1500 폴리콤 비즈니스 미디어 전화기(VVX1500 Polycom Business Media Phone)는 영상통화 기능은 물론이고, 음성 암호화 기능도 제공하여 기밀 정보가 오가는 회의 내용도 안전하게 보호한다.

중국 교통운수부, 폴리콤 솔루션으로 업무 효율성 향상
중국의 교통운수부는 중국의 모든 교통을 총괄하는 정부 부처로 중국인들의 삶에 많은 영향을 끼치고 있다. 교통운수부는 최적의 교통 시스템을 구상하고 만드는 것부터 빠르게 증가하는 중국의 주요 교통 인프라들을 유지하고 개선하는 것까지 다양한 업무를 맡고 있으며, 이 업무들을 수행하기 위해서 여러 사무실들과 협업을 하고 있다. 뿐만 아니라 교통운수부는 지진, 태풍과 같은 재난상황에서 긴급 명령을 내리거나 올림픽, 세계 엑스포와 같은 전 세계적인 행사가 있을 때 교통상황을 총괄적으로 감독, 제어하기도 한다.

이처럼 중요한 임무를 많이 수행하기 때문에 교통운수부는 업무 효율성 향상을 위해 기존에 사용하던 오래되고 고장이 잦은 영상 협업 솔루션을 교체하기로 결정했다. 교통운수부는 안정적이고 실시간 양방향 커뮤니케이션을 지원하며, 비용 효율적이며, 확장성이 좋고, 상호운용성이 높은 폴리콤 솔루션을 최종적으로 선택했다.

교통운수부의 주요 회의실에는 실시간 협업을 위한 고화질 룸 영상 협업 시스템이 설치되었다. 이 솔루션은 최신 회의 관리 기능과 장애 감시 기능은 물론이고 높은 보안성도 갖추었다. 교통운수부 직원들은 중국어 인터페이스를 통해 쉽게 영상회의를 접하고 참여할 수 있다. 또한 직원들은 출장을 가거나 집에서 일하는 등 사무실 외부에서도 태블릿이나 스마트폰, 노트북의 폴리콤 모바일 소프트웨어를 사용해 업무 회의나 중요한 미팅, 교육 세션에 참가하기도 한다.

Ibec(아일랜드 기업인 연합회), 전 세계에 있는 직원 및 고객사와 소통하기 위해서 폴리콤 솔루션 사용
Ibec(아일랜드 기업인 연합회)는 아일랜드의 기업 정책을 세우고 홍보하며 아일랜드 기업의 성공을 지원하는 조직이다. Ibec는 회원들에게 대 투자가 홍보 활동, 인사 정책, 로비 서비스 등을 제공한다. Ibec는 160명에 이르는 직원들과 7개의 지사를 두고 있으며, 산업 여러 분야에 걸쳐 7,000여 개의 회원사를 대표한다.

CEO와 기업 임원들로 이루어진 Ibec 이사회는 아일랜드와 세계 곳곳에서 흩어져서 일하고 있다. Ibec는 전 세계에 흩어진 직원들이 하나의 조직, 하나의 팀이라는 인식을 가지고 협업할 수 있도록 지원할 필요가 있었다. 또한 물리적으로 직원들을 한자리에 모으지 않더라도 실시간으로 쌍방향 커뮤니케이션을 하고 팀이 협업할 수 있도록 하기 위해서 폴리콤의 영상 협업 솔루션을 도입했다. 이를 통해 전세계에 흩어진 Ibec 임직원들은 필요할 경우 영상으로 만나 회의 안건에 대해 논의하고 일을 진행할 수 있게 되었다. 또한 Ibec는 내부 직원들이 일과 삶의 균형을 맞출 수 있도록 지원하고 있으며 여기에도 영상이 적극 활용되고 있다. 영상회의 시스템을 도입하게 되면서 직원들은 한두 시간 정도의 미팅이나 워크샵을 위해서 먼 거리를 이동할 필요가 없게 되었고, 보다 효율적인 시간 활용이 가능해졌다.

폴리콤코리아 민경석 지사장은 “전 세계적으로 많은 정부 기관 및 공공 기관들이 실시간 커뮤니케이션의 중요성에 대해서 알아가면서 영상회의 솔루션 도입도 점차 증가하는 추세이다”라고 하면서 “영상 협업 솔루션의 도입으로 정부기관의 업무가 보다 효율적이고 민첩해짐에 따라 대국민 서비스의 질도 상승할 것으로 기대하고 있다”라고 말했다.